NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

NORMAS

Podemos definir las normas como aquella ley o regla que se establece para ser cumplida por un sujeto específico en un espacio y lugar también específico. Las normas son las pautas de ordenamiento social que se establecen en una comunidad humana para organizar el comportamiento, las actitudes y las diferentes formas de actuar de modo de no entorpecer el bien común.

Tipos de normas

• Normas sociales: estas normas son dictadas a partir de una serie de costumbres, tradiciones, y modas que prevalecen en una sociedad en particular y frente a la cual los sujetos deben responder con su cumplimiento. Estas reglas surgen de manera espontánea tras la repetición de determinadas costumbres a lo largo del tiempo pero no por esto no son percibidas por el individuo, a quien se las imponen, como no obligatorias. En caso de que un miembro de la sociedad, del que se espera que las respete, no lo haga, puede ser castigado con el rechazo y repudio social.
• Normas religiosas: estas normas devienen de Dios, quien las destina a todos los seres humanos, quienes deben responder ante él con su cumplimiento. A pesar de esto, su cumplimiento se espera por parte de la comunidad de los creyentes. En caso de que no cumplan con las normas divinas, el individuo será castigado con la conciencia del pecado.   
• Normas morales: estas normas, a diferencia de las anteriores, no son dictadas por nadie más que por el propio individuo, es por esto que están destinadas a sí mismo y responden a la propia conciencia. Las normas morales, en caso de no ser obedecidas por el individuo, este será castigado con su propio remordimiento.
• Normas jurídicas: estas leyes son formuladas por el poder legislativo y son dirigidas para todos los individuos de una comunidad política en particular, de quienes se espera su cumplimiento. El individuo debe responder, en caso de su incumplimiento, ante un tribunal y será castigado con aquello que dictamine la ley.

Clasificación

Clasificación en función de la voluntad del individuo

• Normas imperativas: Obligan independientemente de la voluntad del individuo.
• Normas dispositivas: Obligan cuando no existe una voluntad expresa en contrario del individuo. Esta categoría puede incluir a las normas supletivas. También puede considerarse como dispositiva la norma interpretativa, es decir, aquella que va encaminada a determinar e interpretar la voluntad de las partes.

Clasificación hartiana

Hart señalaba que lo que diferencia al Derecho de otros sistemas normativos es que está formado por otros sistemas de normas: primarias y secundarias.

• Normas secundarias: son las normas que no tienen por objeto crear obligaciones, sino más bien atribuir poderes o facultades. Las normas secundarias se introducen para remediar los defectos que padece o que tiene un sistema de derecho en el cual haya normas primarias solamente. Estos defectos serían: primero, la falta de certeza, que se remedia por las normas de reconocimiento; segundo, la inmovilidad, que se subsana mediante la norma de cambio; tercero, la ineficacia, que se pretende superar mediante las normas de adjudicación.
• Normas primarias: son las normas de conducta, las normas de comportamiento y que califican como prohibido, permitido y obligatorio. Estas normas imponen deberes y crean obligaciones, mientras que las secundarias pueden ser públicas o privadas.
• Normas de cambio: son aquellas normas que nos indican cómo pueden derogarse total o parcialmente las normas del ordenamiento jurídico. Nos dicen también cómo es posible modificarlas y cómo introducir nuevas normas. Son las llamadas« normas sobre la producción de normas», porque determinan quién puede llevar a cabo estos cambios.

Según si pueden o no ser sustituidas o modificadas por los sujetos de la relación.

• Normas de orden público, de ius cogens o necesarias: Los sujetos, en sus relaciones, deben ceñirse a ellas, ineludiblemente, no pudiendo modificarlas por otras de su creación. Esto se debe al hecho de que manifiestan un preponderante interés colectivo.
• Normas de orden privado: Son aquellas que las partes, en sus relaciones, pueden modificar o sustituir enteramente por otras elaboradas por ellas mismas, pues envuelven interés exclusivamente para los sujetos de la relación. Rigen en silencio de las partes, son supletorias de su voluntad.

Según el interés preponderante que tutelan, los sujetos de las relaciones y la calidad en que ellos actúan

• Normas de derecho público
• Normas de derecho privado

Según sean dictadas para una totalidad o determinada clase de personas, cosas o relaciones jurídicas

• Normas de derecho común: Son las dictadas para la totalidad de las personas, cosas o relaciones jurídicas, por ejemplo, el derecho civil.
• Normas de derecho especial: Son dictadas para una determinada clase de personas, cosas o relaciones jurídicas, en razón de ofrecer peculiaridades que exigen apartarla de la disciplina general de las normas comunes, como el derecho comercial. Entonces, las normas de derecho común se aplican supletoriamente respecto de las de derecho especial, pero a la inversa, los vacíos legales comunes no pueden ser llenados con las normas de derecho especial. Es así como las normas generales del derecho civil suplen los preceptos de las demás ramas del derecho privado cuando ellas no existen, es decir, cuando existen vacíos legales.

Según el mandato que contengan las normas

• Normas imperativas: Ordenan o mandan expresamente alguna cosa o imponen la observancia de ciertos requisitos para realizar el acto o definen ciertas materias.
• Normas prohibitivas: Impiden o niegan la posibilidad de hacer algo.
• Normas permisivas: Toleran alguna cosa, reconocen o declaran un derecho.

Según su función

• Normas supletivas o integradoras: Suplen los vacíos del contenido de las declaraciones de la voluntad de las partes o autores de un acto jurídico.
• Normas interpretativas o explicativas: Sirven de reglas para la interpretación de las normas jurídicas o de los actos jurídicos.

Según el tiempo de duración de las normas

• Normas permanentes: No tienen predeterminada su vigencia, porque se establecen para llenar necesidades permanentes y, por ende, rigen hasta que otra norma posterior no las prive de vigencia mediante la derogación.
• Normas transitorias: Son las que tienen duración puramente temporal, ya sea para satisfacer una necesidad circunstancial o para facilitar el paso de la antigua legislación a la nueva.

Según la aplicación de principios

• Normas regulares o normales: Son las que aplican de un modo u otro los principios generales de una rama del derecho o de una institución jurídica.
• Normas excepcionales o singulares: Se aplican a casos que obedecen a principios antitéticos de los generales del ordenamiento jurídico. Son las que se inspiran en principios contrapuestos a aquellos, respecto de los cuales constituyen excepciones. Encuentran su explicación o razón de ser en la necesidad de proteger los intereses de una de las partes, de los terceros o de posibilitar la constitución de una relación jurídica o el ejercicio de un derecho que, ajustándose a las normas regulares o no, sería dable alcanzar o sería muy difícil.

Según disciplinen de forma directa o indirecta

• Normas reguladoras o referidas: regulan en forma directa una relación jurídica.
• Normas de aplicación, reenvío o referenciales: Son las que, para los casos que ellas contemplan, no establecen regulación, sino que disponen que esta ha de ser la que para casos distintos contemplan otras normas.

Según su alcance

• Normas de derecho general o común: Son las que rigen en todo el territorio.
• Normas de derecho particular o local: Son las que imperan solo en una parte determinada del territorio nacional.

Según la sanción

• Normas perfectas: Son las dotadas de una sanción idónea.
• Normas imperfectas: Son las desprovistas de toda sanción.
• Normas menos que perfectas: Si bien se hallan dotadas de una sanción, esta no es adecuada.

Según su ámbito de aplicación

• Normas rígidas o de derecho estricto: Son las que solo pueden aplicarse a los supuestos que contemplan y no a otros por análogos o parecidos que fueran.
• Normas elásticas o de derecho flexible: Son aquellas cuya aplicación puede extenderse a otros casos o supuestos por ellas contemplados, parecidos o análogos porque responden al espíritu de la norma y nada se opone a su aplicación extensiva o analógica, a ambas o, al menos, a la primera.

Según sus características

• Normas sustantivas o materiales: Son las que tienen una finalidad propia y subsistente por sí, fijando la regla de conducta y las facultades y deberes de cada cual (por ejemplo, las normas de derecho civil).
• Normas adjetivas o formales: Son las que poseen una existencia dependiente y subordinada, pues solo tienden a facilitar los medios para que se cumpla la regla establecida, garantizando el respeto a las facultades y deberes atribuidos por las normas sustantivas (por ejemplo, las normas de derecho procesal).

PROCEDIMIENTOS

Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

Caracteristicas

1. No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
2. Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.
3. Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos:

1. Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.
2. Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.
3. Por no ser una actividad especifica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.

Clasificación 

*Procedimientos Jurídicos: Es el elemento dinámico de un procesos judicial general. Está constituido principalmente de diferentes actos jurídicos que son autónomos en sí mismos, y forman parte de la cadena jurídica. Están contenidos dentro de un marco estrictamente legal y conformados por una serie de diversas formalidades y tramitaciones en lo que se refiere al inicio y desarrollo de cualquier tipo de actividad ligada al derecho y a los códigos legales.

*Procedimientos Administrativos: Este tipo de procedimientos, al igual que los anteriores, está regulado por la ley y enmarcado en un ámbito jurídico determinado. Su finalidad como tal es la de formalizar la voluntad administrativa en forma de actos por los cuales la administración pública realiza su deber. Por lo tanto, se ve afectado por el principio de legalidad cuando se trata de casos públicos. En lo referente a actividades privadas, debe seguir un determinado camino restricto a la acción jurídica y atenerse a las normas legales pero no es necesario el ordenamiento jurídico conocido y formalizado hacia la sociedad.

*Procedimientos Informáticos: Se trata de los elementos que conforman una operación, o varias, en un proceso informático. Cada fase se repite y tiene información almacenada para actuar de la misma manera cada vez que la orden y la situación operativa sea de exactas características. Es decir, que cada uno de estos elementos es determinante en el proceso completo y por cada misma operación comandada tiene que tener el mismo efecto resultante.

Son las instrucciones que se van determinando en una función de mayor o menor complejidad, dependiendo de esto, una rutina informática puede estar conformada de uno o miles de procedimientos paralelos o concatenados. Cada una de estos elementos o fases están latentes y son ejecutados cada vez que se lo instruya directamente o por relatividad.

 

Descripción

La descripción de los métodos y procedimientos se comprende en dos rubros que es la narración del procedimiento y su diagrama de flujo. Se anotaran las actividades que comprende cada procedimiento en orden cronológico,precisando en qué consiste cada actividad, quien ordena ejecutarla, como, cuando, donde y para que debe ejecutarse. Cuando un procedimiento involucre a varias áreas, para cada actividad se indicara la unidad encargada de su ejecución.

-Enumerar las distintas actividades en forma secuencial para que faciliten su comprensión e identificación en el para que faciliten su comprensión e identificación en el diagrama de flujo (otro curso), aun en las cosas que existan varias opciones en una misma actividad.

-La narración de la actividad deberá comenzar con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente (Ej. revisa, formula, remite, etc.)

DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS.

Un diagrama es una representación gráfica de las variaciones de un fenómeno o de las relaciones que tienen los elementos o las partes de un conjunto.

Objetivo: comprender la importancia de soportar el quehacer de la organización con diagramas.

Importancia: Facilita la manera de representar el flujo de datos por medio de un sistema de información.

Ventajas: 

1. Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico.
2. Favorece la comprensión del proceso.

Desventajas: 

1. Requiere de muchas lecturas.
2. Requiere espacio.

Simbologia: 

Recomendaciones para su uso.

-En cuanto a dibujo:

Es conveniente no mezclar varias líneas de entrada y salida en un mismo lado del simbolo.

El simbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.

-En cuanto a su contenido:

El contenido de símbolo de operación debe redactarse mediante frases breves y sencillas.

Clasificación:

• Que indican sucesión de hechos.
• Con escala de tiempo.
• Que indican movimiento.
• Por su presentación.
• Por su formato
• Por su propósito.

Diagramas alternos:

 La utilización de una norma u otra norma, o bien su combinación, depende de las necesidades que se deban satisfacer en el momento de desarrollar el trabajo de la diagramación administrativa.

Herramientas de aprendizaje:

Procedimiento completo en el formato y con la simbología de más uso en las organizaciones. 

Herramienta de evaluación y control:

1. Listado de la cobertura de los aspectos organizacionales que deben considerarse para garantizar su eficacia.
2. Indicadores para diagnosticar su comportamiento. 

Indicadores de procedimiento:

- Indicadores cualitativos

- Forma en que sistematizan 

- Manera en la que dan orientación lógica de las acciones

- Nivel en que se establecen las secuencias de las acciones

-Modo en que racionalizan el esfuerzo.

Mapa de procesos 

Representación gráfica considerada como herramienta indispensable para el analisis organizacional. 

Aplicación de las tecnologías de información 

Las técnica de trazado de mapas de procesos para apoyar la integración de sistemas y bases de datos han servido como punto para desarrollar aplicaciones computacionales.

 

Conclusión 

Finalmente llegamos a la conclusión que se necesita una buena organización, y tener en cuenta la utilización de éstos diagrama, ya que nos aportan mucho en la realización de cualquier tarea o actividad. 

DISEÑO DE POLÍTICAS

Las políticas públicas son el conjunto de decisiones que se traduce en acciones estratégicamente seleccionadas y que son públicas porque ínciden en el conglomerado social desde la autoridad del Estado.  El abjetivo pública hace refencia a dos origenes:

1. Porque emana tras procesos de consenso y participación del estado que es el sujeto político, público y jurídico por antonomasia.
2. Porque impacta sobre la sociedad.

En principio, la capacidad de diseño de una política pública y la subsiguiente implementación exitosa va a depender la capacidad social de definición de la agenda política. Cabe destacar, que toda vez que se identiquen cuáles son los problemas centrales a lo que el estado debe dar respuesta, respetando la perspectiva de cada ciudadano y la perspectica estructural se llegaran a diferentes análisis, todos completamente relevantes. 

La secuencia para diseñar políticas:

1. Información, conocimiento. Es decir, se debe investigar, realizar un arqueo bibliográfico que nos permita estar centrados en lo que se busca.
2. Propuesta, debemos generar una propuesta consona basandonos en lo previamente investigado.
3. Formulación, debemos formular una serie de pasos a seguir para completar la finalidad.
4. Acudir a ejecutores
5. Aplicación, Se debe ejecutar las políticas planteadas.
6. Resultados, Verificar los logros.
7. Terminación, fundamentandose en los resultados, es decir; dependiendo como fue el proceso de adaptacióp y si cubre las expectativas deseadas se dan por terminada las políticas.

En este sentido, el reto es seguir avanzando en las políticas públicas y la gestión de las mismas; profundizar este camino desde una perspectiva técnica que ordene, argumente e informe al ciudadado. 

ORGANIMETRÍA

Organimetría- Organigramas.

Dentro de una Organización, los organigramas constituyen la representación gráfica de la estructura, en ella, se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervision y la autoridad relativa de cada cargo, en consecuencia todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo, requieren un marco de actuación para funcionar. Este marco está constituido por la estructura orgánica, que es la división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación. 

La organimetría forma parte del segundo proceso administrativo, es decir es parte del proceso de organización, los integrantes, y en general toda la organización necesita un marco estable y comprensible en el cual pueden trabajar unidos para alcanzar sus metas y objetivos de la manera más coherente y sobre todo en un ambiente sin conflictos.

"Un organigrama es una manera gráfica de mostrar la estructura formal de las relaciones, responsabilidades y autoridad a través de las que una empresa apunta al logro de sus objetivos" (Anderson 1981)

"El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen" (Benjamín. 2004)

 "Es un documento que representa gráficamente la estructura formal de una entidad" (Carrasco)

En conclusion, un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen,  

los organigramas constituyen in instrumento que permite representar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composicion de una organización. En consecuencia, a continuación se expresa la finalidad de un organigrama:

1. Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la organización debidamente asignados por áreas de responsabilidad o función.
3. Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organización y donde encaja cada uno dentro de ella.
4. Constituye un fundamento para determinar las necesidades de personal directivo.
5. Indica relaciones de trabajo.
6. Representa las líneas formales de autoridad.
7. Reflejar los cambios organizativos.

En definitiva los organigramas son muy importantes para toda organización, en esta parte especificare la importancia para los diferentes actores.

• Para la dirección: Facilita el conocimiento de las áreas y canales donde se desarrollan relaciones con las otra unidades que integra la organización.
• Para el personal: Permite a los trabajadores en general, conocer la ubicación o puesto de función dentro de la organización según su jerarquía.
• Para el Público: Tener una visión global de la estructura y posible funcionamiento de la organización

En una perspectiva generalizada, los organigramas facilitan el análisis y mejoramiento de la organización, los servicios que brinda, mejorar las relaciones entre los cargos y jerarquías, adicional a ello brinda información para otros procesos de gestión.

Utilidad

• Proporcionan una imagen formal de la organización 
• Constituyen una fuente de consulta oficial
• Facilitan el conocimiento de la organización.
• Representan un elemento valioso para el análisis Organizacional.

Tipos de organigramas

1. POR SU NATURALEZA

Estos tipos de organigramas responden a una composición con vínculo de relación de forma completa o por área, de igual modo por la relación interna o externa de una organización con otra semejante. Este grupo se divide en modelos de organigrama.

• Microadministrativos:Se relacionan a una sola organización, refiriendo información general o de alguna de las áreas que la integran. 

• Macroadministrativos: Incluyen a mas de una empresa. 

• Mesoadministrativo: su particularidad se centra en el hecho de que involucran a organizaciones relacionadas con una misma actividad.

       2. POR SU FINALIDAD

Como bien se ha expresado de manera tácita anteriormente el organigrama tiene diferentes consecuencias. Esta clasificación toma como referencia el beneficio que proporciona el organigrama a los diferentes actores de la empresa. Estos son los siguientes:

• Informativo: Es llamado así porque su estructura tiene como objetivo ser presentado al público en general, este tipo de organigrama es accesible a personas no muy familiarizadas con ellos, de esta manera estos organigramas debe ser de manera general o mostrando una estructura global de la organización, así como también mostrarse sencilla para su comprensión.

• Analítico: Este tipo de organigrama permite observar diferentes aspectos del comportamiento organizacional, por otra parte refleja una visión macro o global de la misma, con la finalidad por ejemplo de análisis para un presupuesto, para distribuir los trabajadores a las diferentes áreas, entre otros. Estos modelos de organigramas van dirigidos a personas muy familiarizadas o especializadas en sus aplicaciones. 

• Formal: Este modelo es denominado formal por el hecho que se encuentra aprobada por la columna vertebral de la organización, es decir por la dirección o por la cabeza de la organización, de cualquier modo expresado cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Por mencionar un ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C) es considerado organigrama de tipo formal cuando este fuese aprobado por la Junta general de accionistas. 
• Informal: Este tipo  de organigrama es todo lo contrario al mencionado con anterioridad (FORMAL), este se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales, la diferencia con los organigramas formales; radica, que este tipo de organigrama no se encuentra representados en un documento formal aprobado por la cabeza de la organización. 

           3. POR SU ÁMBITO

Estos tipos de organigramas de cierta manera tratan de reflejar la complejidad estructural que una organización presenta, así pues tenemos general y específicos.

• Generales:Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

• Específicos: Solo muestran un área particular de la estructura en la organización. Estos tipos de organigramas representan una porción o área de la empresa, por ejemplo en éste caso, tratamos de representar el área de ventas. 

          4. POR SU CONTENIDO

Estos organigramas representan por un lado las posibles relaciones, funcionalidades, obligaciones o áreas de trabajo y la jerarquía de las distintas áreas de la organización pero de un modo general, es decir toda la empresa sin restricción alguna, por otro lado permiten observar desde una perspectiva cualitativa a la organización. 

• Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

•  Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

• De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

           5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA

Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

• Verticales: Estos tipos de organigramas hacen representación de una administración vertical, es decir empezamos en la parte superior del organigrama con la cabeza de la empresa, llegando a si a los puestos menos jerárquicos de la organización, a mi parecer estos tipos de organigramas presentan muy poca o escasa comunicación entre sus miembros sin embargo son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los especialistas en organización recomiendan su empleo.

• Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

• Mixtos: Este tipo de organigramas surgen por las combinación de organigramas verticales y horizontales de este modo da mucha mayor posibilidad de plasmar la estructura de una empresa, estos organigramas son muy utilizados cuando se una organización cuenta con un gran número de áreas con un mismo nivel jerárquico.

• De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

• Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

Simbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

• Las casillas: Son figuras geométricas rectangulares que hacen representación de unidades de la organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la unidad o área que representa.

• Las líneas.- Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de dirección, asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones consultivas que se presentan al interior de la organización. La línea principal de la organización se diferenciará de las demás por ser de mayor espesor.

• Líneas punteadas entre dos unidades de igual nivel señalan existencia de relaciones de coordinación entre ambas.

• Los puentes son líneas con un realce semicírculo que son utilizados cuando se cruza una línea entre dos unidades que se relacionan.

ORGANOS APOYO: Los órganos de apoyo son aquellas áreas de la empresa los encargadas de normar, ejecutar y evaluar la organización y gestión de las acciones inherentes a los procesos técnicos de los sistemas administrativos. Entre las más comunes tenemos: 

• Contabilidad.

• Tesorería.

• Personal.

• Abastecimiento (logística)

• Ejecución presupuestal.

• Seguridad.

• Mantenimiento de la infraestructura institucional.

• Proyección de la imagen institucional(relaciones públicas, ) 

• Informática. 

• secretaria general mesa de partes.

ORGANOS ASESORIA: Los órganos de asesoría son los responsable de asesorar a la Dirección, a las Áreas de Gestión y a las Comisiones de Proceso administrativo en los asuntos de su competencia. Entre ellas tenemos: • Planeamiento.

• Presupuesto.

• Asesoría legal.

• Tributaria racionalización.

• Racionalización.

• Otras asesorías 

Criterios para la elaboración de un organigrama.

• Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
• Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la/s estructura/s en forma clara y comprensible.
• Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
• Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio en función de su objeto.
• Vigencia: el organigrama debe mantenerse actualizado, se sugiere colocar al margen inferior derecho el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de autorización y actualización, en este sentido el procedimiento para actualizar organigramas debe seguir los pasos que a continuación se señalan: 

1. Autorización
2. Integración del equipo de trabajo 
3. Preparación del plan de trabajo
4. Captación de la información 
5. Clasificación y registro de la información
6. Análisis de la información 
7. Diseño del organigrama. 
   

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

• ORIGEN Y ANTECEDENTES

La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965. La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

• Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Métodos en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
• La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:

1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"
3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

• DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

La Organización y Métodos es una función especializada conformada por un conjunto de técnicas que tienden a aumentar la eficiencia de los sistemas de información, procedimientos administrativos y el control de operaciones dentro de una organización. Se considera importante destacar que su importancia radica debido que a través dela aplicación de diferentes técnicas, permite simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar en tiempo, energía, materiales y movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia en la operación del sistema.

Cabe destacar que se debe cumplir con una serie de objetivos como lo son detectar las causas que generen conflictos, eliminar la duplicidad y el trabajo innecesario,incrementar la productividad, mejorar la calidad de servicios , la estructura y funciones y finalmente lograr la máxima eficiencia en la máquina administrativa.

• NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE ORGANIZACION Y SISTEMA

Es necesario destacar que desde que el hombre existe se ha visto en la necesidad de descubrir, inventar e investigar ante las situaciones que se le presentaban a medida del tiempo, es decir; siempre hemos tenido que buscar la manera de avanzar y de adaptarnos a la realidad. Por ello nace la organizacion, ya que teniamos la necesidad humana de cooperar y asi crear una estructura la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

• CARACTERÍSTICA DE LOS ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

1. Punto de vista sistémico.
2. Enfoque dinámico.
3. Multidimensional y de múltiples niveles.
4. Multimotivacional. 
5. Probalística.
6. Multidisciplinaria. 
7. Descriptiva. 
8. Multicausal.
9. Adaptacion.

• TIPOS

ORGANIZACIÓN LINEAL:

 Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

La denominación "lineal" se debe al hecho de que entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad. Es una organización simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite lo que pasa en su área.
Ventajas:

• Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.
• No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
• Es claro y sencillo.
• Útil en pequeñas empresas.
• La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

• Es rígida e inflexible.
• La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
• No fomenta la especialización.
• Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de operación.

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL:

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Ventajas:

• Mayor especialización.
• Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.
• La división del trabajo es planeada y no incidental.
• El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
• Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

• Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes.
• Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos.
• La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.

ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL

Es una combinación de Organización Lineal y Funcional

LINEAL: la responsabilidad y autoridad se transmite a través de un sólo jefe para cada función especial.

FUNCIONAL: La especialización de cada actividad en una función, es mas aplicable en las empresas.

En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.

ORGANIZACION STAFF

La organización staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea. Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer sus decisiones. 

Por lo general este tipo de organización no se da por sí sola, sino que existe combinado con los tipos de organización anteriormente mencionados y, por lo general, en empresas de mediana y gran magnitud.

Las principales funciones del staff son:

• Servicios.
• Consultoría y asesoría.
• Seguimiento.
• Planeación y control

Ventajas:

• Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección.
• Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.

Desventajas:

• Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producir una confusión considerable en toda organización.
• Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.
• Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.

ORGANIZACIÓN MATRICIAL 

Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Ventajas:

• Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.
• Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos.
• Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.
• Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.

Desventajas:

• Existe confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad.
• Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.
• Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.
• El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.
• Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.

ORGANIZACIÓN DIVISIONAL

La forma divisional es más que una organización integrada una serie de entidades semiautónomas acopladas mediante una estructura administrativa central.

Ventajas

• Mejora la asignación de capital, dispersa el riesgo.
• Reacciona estratégicamente ante los cambios y ayuda a preparar a directivos generales.

Estos mismos cuatro elementos pueden ser inconvenientes si la comparamos con organizaciones independientes.

Puede llevar a que las divisiones maximicen sus objetivos y no los de la organización.

Además, como se mide a cada división por los resultados que obtiene, hay una tendencia a minusvalorar todo lo que no sean objetivos cuantificables.

La separación y autonomía de las divisiones puede crear conflictos y dificultar la reasignación de recursos.

Suele ser más costosa en el ámbito directivo económicamente.

ORGANIZACIÓN POR COMITÉS

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Los comités pueden clasificarse en tres clases principales:

• Comités consultivos: su misión es discutir algún asunto, con el fin principal de aportar puntos de vista a quien habrá de decidir o de ejecutar, pero sin que el comité tenga facultades, ni para decidir, ni para ejecutar: su dictamen puede ser utili­zado o no, por la persona a quien corresponden las facultades para decidir y ejecutar.
• Comités decisorios: tienen como finalidad limitar la autoridad de algún funcionario, al exigirse que. en determinado tipo de actividades, se requiera la mayoría de los votos de los integrantes del comité, para que un asunto se considere resuelto.
• Comités ejecutivos: son los que se integran para impulsar y cuidar de que se lleve a cabo alguna función.

Ventajas:

• Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios.
• Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.
• Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
• Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.

Desventajas:

• Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.
• Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.
• En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.

                                      

ORGANIZACIÓN POR EQUIPOS DE TRABAJO

 El equipo es creado para una operación determinada, y está compuesto en su mayor parte por personas sobre las que no tiene poder jerárquico, provenientes de diversos departamentos o especialidades, y que ha de funcionar como un todo armónico y ser capaz de conseguir los resultados esperados que, por definición, son complejos, inusuales y arriesgados.

Ventajas:

• Donde se privilegian las personas a la tarea y los resultados.
• Sus conductores e integrantes están más preocupados y ocupados por las relaciones interpersonales que por las otras variables.
• El interés del equipo se centra en los procesos que se realizan en la tarea.
• El interés de los integrantes del equipo se centra en la obtención de los resultados.
• Cuando el equipo, al actuar como tal, y al centrarse tanto en las personas como en las tareas como en los resultados, y al adecuar el estilo de liderazgo que les es apropiado con el grado de maduración de los mismos (ver evolución de los equipos de trabajo), provocan la sinergia, que les permite obtener: a) Resultados diferentes y superiores cuantitativa y cualitativamente (Resultados) b) Satisfacción y orgullo de sus integrantes (Personas) c) Calidad superior del trabajo (Procesos)

Desventajas:

• Son equipos pobres en términos de enriquecer la productividad y mejorar los resultados, si miramos sus resultados son comparables a los de un trabajo hecho individualmente.
• La revisión permanente de estos equipos obstaculiza a veces la percepción de la necesidad de contemplar los resultados y de tener en cuenta a las personas.
• El privilegio de los resultados sobre las personas y las tareas puede hacer que a veces el equipo logre elevados estándares de productividad, pero al no tener en cuenta como se alcanza dicha productividad muchas veces se sacrifica calidad, por lo que sus resultados resultan efímeros.

ORGANIZACIÓN VIRTUAL

La organización virtual se refiere a una estructura que promueve la realización de alianzas temporales entre personas, instituciones y empresas con el propósito de realizar tareas específicas enlazadas mediante el empleo de las tecnologías de la sociedad de la información, siguiendo esquemas que reducen los costes y facilitan el acceso a las capacidades y recursos de las partes involucradas.

Ventajas competitivas de los sistemas virtuales.

• La creciente relevancia del estudio de los sistemas virtuales se centra en la capacidad que éstos tienen para permitir una rápida adaptación a las necesidades del entorno, proporcionando una mayor flexibilidad a la cadena de valor formada por las empresas participantes. Desde este punto de vista, las ventajas competitivas del uso y desarrollo de una red virtual pueden englobarse en dos grandes grupos:

1. Agiliza la respuesta a los cambios en las necesidades de los clientes. 
2. Mejora la eficiencia organizativa.

• En cuanto a la agilidad para reaccionar a los cambios, en entornos muy dinámicos el éxito depende fundamentalmente de la rapidez de los procesos de aprendizaje/desaprendizaje. El acceso a los conocimientos de los agentes miembros de la red, favorece este proceso.
• Este tipo de organizaciones consigue menores costes fruto de la especialización de cada uno de los agentes participantes en sus competencias esenciales, lo que supone externalizar ciertas actividades y permite a las empresas incrementar su eficiencia.

Desventajas

• Una de las principales desventajas de este tipo de organizaciones es la posible pérdida del Know-How Clave.
• A medida que se subcontratan más actividades, la ganancia del valor agregado es entregada a otros.
• Necesidad de grandes dosis de autodisciplina, el teletrabajador deberá orientar su actividad hacia la prestación efectiva de servicios, por los que aquellos que carezcan de poder de autoorganización o autodisciplina tendrán una gran desventaja competitiva.
• Problemas de tipo psicológico o relacional, ya que puede producir sensación de aislamiento en el teletrabajador.
• Dificultad para motivar a los trabajadores a distancia y hacerles partícipes de los objetivos de la compañía lo que puede llevar a que ésta pierda parte de su fuerza corporativa.
• En la mayor parte de países, especialmente las naciones en desarrollo, no hay un marco legal que regule el teletrabajo.
• Las empresas deben poner especial énfasis en la seguridad de la información, tanto a nivel físico como a nivel de redes.
• Y finalmente, existe la posibilidad de perder el control sobre el negocio, al surgir un conflicto con alguna de las empresas que conforman la red.

ORGANIZACIÓN POR REDES

La organización en red es una forma organizativa en la que las acciones son coordinadas por acuerdos en lugar de por una jerarquía (Organización jerárquica). La red está formada por una serie de nodos que pueden ser individuos, grupos de individuos u organizaciones.

Las nuevas tecnologías favorecen una organización en red, pero no son absolutamente necesarias. Viejas tecnologías o una mezcla de viejos y nuevos sistemas pueden posibilitar también este tipo de estructuras.

Existe una serie de aspectos que deben ser tomados en cuenta por la empresa:

• El cliente es el centro de la actividad empresarial: los procesos y establecimientos de actividades y tareas se diseñarán con el cliente como epicentro, elemento antagónico a las organizaciones “taylorianas” en las que el centro de proceso era el producto combina dos escenarios distintos: la optimización del resultado obtenido y la creación de nuevas actividades que dinamicen la organización y sustituyan a las que dejen de ser rentables.
• La de-construcción del Modelo o servicio.

• Se establecen estructuras sencillas para lograr flexibilidad; esto se consigue a través de la reducción de niveles jerárquicos. De tal manera la estructura se aplana, eliminando mandos intermedios, la gestión se lleva a cabo por equipos, y la jerarquía vertical queda sustituid
• Por la coordinación horizontal de los equipos.

• Los recursos humanos se convierten en el pilar absoluto de la empresa. Son la clave para marcar la diferencia. Se concibe la empresa como una organización que aprende.
• Los empleados pasan de ser “trabajadores por y para la producción de bienes y servicios” a ser “trabajadores por y para la producción de conocimiento”. Se establecen mecanismos de información y de conocimiento que permitan a la organización crear una red interna de compartición y acceso a todas las fuentes de información posible. Asimismo, se integran los sistemas de información con los sistemas de inteligencia empresarial que permiten una alineación de la información que fluye en la compañía con la estrategia a seguir.
• La cuestión del control en la nueva organización es mucho más compleja que en la era de la organización industrial, donde la jerarquía vigilaba directamente el comportamiento y rendimiento de los trabajadores. De este modo, el rol de la Dirección trabaja otras cualidades y competencias de liderazgo basadas en la delegación, gestión de equipos, gestión de redes y contactos (ya sean propios o de la organización) y tolerancia al cambio y la incertidumbre.
• Como un sistema de naturaleza compleja, las fronteras de la organización son orgánicas, se modifican continuamente, según como evolucionan las redes en que está incluida la empresa. Esto provoca la necesidad de crear mecanismo de cooperación externa, de modo que la empresa red es una estructura social vinculada a un territorio, caracterizada por una alta densidad de interacciones sociales.

• CLASIFICACIÓN

ORGANIZACIÓN FORMAL 

• Basada en la división racional del trabajo y en la diferenciación y la integración de sus órganos; está representada por el organigrama. 
• Es la organización planeada, es decir, la que aparece oficialmente en el papel, aprobada por la dirección y comunicada a todos los participantes mediante manuales de la organización, descripción de cargos, organigramas y normas y reglamentos internos. 
• Es la organización formalizada oficialmente.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal, y a partir de las relaciones interpersonales. 

La organización informal surge a partir de las relaciones de amistad (o de antagonismo) entre las personas y grupos informales que no figuran en el organigrama ni en otro documento formal de la organización.