DIAGRAMIACIÓN

DIAGRAMACIÓN:

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso, en la que Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de dicho proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

Un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa. Ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación ente ellas y la secuencia de las mismas, facilitando así la comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de ciclos repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales, Facilita también la selección de indicadores de proceso.

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema. Se trata de una muy útil herramienta para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento , y , por tanto , permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos, como también de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.

Objetivo: El objetivo fundamental del diagrama de flujo es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización, de manera que muestre las interrelaciones y procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en la mayoría de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier cantidad de métodos y sistemas para facilitar la comprensión de su funcionamiento, brindando simplicidad para analizar el proceso actual, representar controles y proponer mejoras

Características:

• Un diagrama de flujo siempre empieza con un inicio y un fin aunque dentro de los mismos puede haber otro inicio y otro fin de una sub-etapa.

• Capacidad de Comunicación, permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un proceso, y facilita la mejor comprensión global del mismo.

• Claridad, proporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.

• Favorece y facilita la comprensión y el mejor entendimiento del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. Una persona reconoce más fácilmente los dibujos, un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

Tipos de diagramas de Flujo:

• Diagramas de flujo vertical: En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito. 

Ejemplo:

• Diagramas de flujo horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Ejemplo:

• Diagramas de flujo panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

Ejemplo:

• Diagramas de flujo arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los diagramas de flujo es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Ejemplo:

• Diagramas de flujo de documento: Los diagramas de flujo de documentos muestran el flujo de documentos a través de una compañía u organización y entre departamentos internos. Varias columnas están separadas por líneas verticales en un diagrama de flujo de documentos. Las columnas representan una unidad organizacional, departamento, sección o empleado específico. El diagrama de flujo ilustra cómo el documento debería moverse de un departamento a otro por el símbolo del documento que se conecta a cada departamento.

Ejemplo:

• Diagrama de flujo detallado: Un diagrama de flujo detallado suministra una imagen muy comprensiva del proceso desde principio a fin al ilustrar cada paso y las actividades adicionales que ocurren a lo largo del camino a través del proceso. A diferencia de otros diagramas de flujo, los detallados demuestran en qué punto en el proceso una pausa debería ocurrir si hay un período de espera, puntos de decisión, de trabajo de nuevo o dónde debería recibirse una retroalimentación en el proceso. Este tipo de diagrama de flujo es utilizado para resolver problemas y cuando las compañías quieren implementar mejores estándares de eficiencia. Los diagramas de flujo detallados pueden ser utilizados en una puesta organizacional como un hospital.

Ejemplo:

• Diagramas de flujo de información: Los diagramas de flujo de información muestran cómo el flujo de información es controlado a través de un sistema o compañía. Estos diagramas son creados en órdenes lógicos con gráficos o imágenes. Las ilustraciones en estos diagramas utilizan cuatro símbolos comunes: rectángulos con los extremos abiertos muestran los puntos donde se reúne la información; los óvalos representan los procesos a tomar lugar; los rectángulos con extremos abiertos con ganchos o cuernos indican dónde el proceso tiene una interfaz con otros departamentos o aplicaciones; y los rectángulos indican el procesado de los reportes.

• Diagrama de flujo de alto nivel: Un diagrama de flujo de alto nivel, también referido como diagrama de primer nivel o de arriba hacia abajo, muestra los pasos mayores que ocurren en un proceso. El diagrama muestra cada paso y el resultado del mismo, y el producto o servicio que sale de realizar el paso particular en el proceso, como también los pasos adicionales que necesitan ser llevados a cabo por cada proceso realizado. Una imagen básica del proceso es suministrada, como también todos los cambios que toman lugar en el camino. Los diagramas de flujo de alto nivel identifican a las personas involucradas en el proceso y en qué nivel están involucradas, como también las tareas específicas que son desarrolladas. Se utilizan cuatro o cinco cajas para identificar los pasos mayores del proceso; cuantas menos cajas, más eficiente será el diagrama de flujos.

TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS:

• Nombre del proceso deberá ser: breve, corto y explicativo. 

•  Nombre del departamento.

•  Nombre del analista. 

•  Cantidad de personas o Puestos involucrados.  

• Número de pasos. 

•  Identificar puesto que realiza cada paso.

•  Describir brevemente cada operación. 

•  Especificar los documentos generados con su número de copias.

• Se deben usar solamente líneas de flujo horizontales y/o verticales.

• Se debe evitar el cruce de líneas utilizando los conectores.

• Se deben usar conectores sólo cuando sea necesario.

• No deben quedar líneas de flujo sin conectar.

• Se deben trazar los símbolos de manera que se puedan leer de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

• Todo texto escrito dentro de un símbolo deberá ser escrito claramente, evitando el uso de muchas palabras.

MODELAJE DE PROCESOS ACTUALES:

EL MODELAJE DE PROCESOS ¿QUÉ ES EL MODELAJE? 

Es una técnica efectiva para entender y comunicar una situación real en cualquier disciplina. 

¿QUÉ ES EL MODELAJE DE PROCESOS?

Es la Técnica que permite visualizar, analizar, entender, y lo más importante aún, comunicar, los procesos de un sistema de interés para la organización. 

VENTAJAS DEL MODELAJE DE PROCESOS

•  Enfocar las características más importantes de un sistema, ignorando las irrelevantes.

•  Discutir cambios y correcciones de los procesos, a bajo costo y mínimo riesgo. 

•  Conocer los procesos de un sistema, la interrelación entre ellos y el entorno de cada uno.

•  Servir de documentación y guía de procesos complejos.

CONCLUSIÓN:

A diario en nuestra vida cotidiana cada vez que necesitamos realizar una actividad y para ello seguimos una serie de pasos que nos llevan a culminar una tarea, de igual manera cuando estamos frente un sistema observamos que debemos seguir una serie de pasos para interactuar con el, todos estos pasos tantos internos como externos se descomponen en algoritmos que si los representamos gráficamente construiríamos una serie de Diagramas de Flujo, es por ello que podemos afirmar con certeza que los Diagramas de Flujos nos sirve para representar gráficamente los procesos o funciones en que se descompone el sistema, muestra las fuentes y destinos de datos, identifica y da los nombres a los procesos que lleva a cabo. Identifica y da nombre a los grupos de datos  que relaciona una función con otra y señala los almacenes y a los que tiene acceso. Cabe destacar, que el lenguaje utilizado para especificar la función del diagrama de flujo, no es mas que el lenguaje que utilizamos diariamente, pero adoptando ciertos verbos y frases imperativas, para describir de manera exacta y precisa lo que se quiere realizar.

RECOMENDACIONES:

• Inicialmente se recomienda que antes de elaborar un diagrama de flujo que debe tenerse claro el significado de la simbología a utilizar.

• Los diagramas de Flujos son recomendables para algoritmos no muy grandes ni muy complejos, pues para este caso se tornaría complejo y engorroso.

• Cuando se este en frente de un problema el cual se le quiere dar solución algorítmica, lo primordial seria entenderlo y fraccionarlo en sub-problemas que se podrían resolver más fácilmente.

• Cuando se presente la necesidad de realizar una búsqueda se recomienda utilizar los algoritmos aquí descritos, ya que estos algoritmos definidos que facilitarían el trabajo del programador y aceleraría la culminación del producto o labor.

SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

Simplificación del trabajo:

Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de su propia iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente de cuál sea su objetivo.  Antes de que existieran las grandes empresas como las que ahora conocemos, la producción era escasa y no cubría las necesidades de un número de consumidores cada día más grande. Esto se debía en gran parte al método manual de producción que era lento y rudimentario, lo que originó que algunos hombres de ingenio se pusieran a pensar en métodos nuevos de producción. Con el tiempo desarrollaron máquinas que suplían con enorme ventaja a aquellos que tenían la habilidad para hacer un determinado artículo. Con la invención de los nuevos métodos de producción, de hecho se simplificó el trabajo de los artesanos y al mismo tiempo se benefició todo el público, al poder adquirir artículos en mayor cantidad y a precios más bajos.

A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas.

Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio o recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización.

Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificación del trabajo a nivel organizacional  se encuentran los siguientes:

• Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física.

• Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo.

• Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.

• Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran.

• Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas, mediante la disminución de trámites y la combinación, unión ó eliminación de formas impresas.

• Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios.

• Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o tarea.

• Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.

• Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.

• Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con otros trabajos dentro de la oficina.`

• Dar a los trabajadores instrucciones técnicas sobre el modo de trabajar, o sea, entrenarlos adecuadamente.

• Clasificar de forma práctica y simple los equipos, procesos y materiales a ser empleados o producidos, de forma que sea fácil su manejo y uso.

La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación.

Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes:

La medición del trabajo:

Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando.

Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la diferencia entre una solución realista y otra teórica. Conociendo como se obtiene cierta cantidad de producción de trabajo, se pueden mejorar los métodos empleados para su realización, reajustar la asignación de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar congestiones. También ayuda a detectar rápidamente los problemas, indicando dónde hay desigualdad de responsabilidades.

La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia.

Cuadro de distribución del trabajo:

El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de distribución del trabajo.

Este cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicas del programa.

Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como el tiempo necesario para su ejecución. Permite hacer una redistribución más eficaz del trabajo.

Estudios de tiempos y movimientos:

Para realizar una adecuada medición del trabajo, es necesario realizar estudios de tiempos y movimientos para cada uno de los procesos y sus actividades componentes, así como también para las funciones independientes que se realicen dentro del área.

La metodología es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivo en el que se lleva a cabo cada actividad, función y/o proceso y determinar bajo parámetros estadísticos la eficiencia con la que se están realizando.

Se basa en los principios del balance de línea y de la economía de movimientos, que se refieren a la distribución del trabajo, al uso de las manos y el cuerpo humano y al diseño y empleo de las herramientas con la finalidad de realizar el menor esfuerzo posible.

Diagrama de procedimientos o procesos:

Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más eficazmente con el personal operativo.

Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, de inspección, de almacenamiento y espera, su interrelación y los tiempos de duración de cada una de ellas.

El cuadro de distribución del trabajo señala qué es lo que se está haciendo en una oficina, así como la distribución de las tareas entre los empleados; mientras que el diagrama de procesos enseña cómo se hace el trabajo en una oficina.

Grafica de Gantt:

Es un método de planeación y programación, se le denomina también gráfica de barras y tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que lleva en las columnas el tiempo de duración y en los renglones la identificación de las actividades.

Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columna correspondiente a su fecha de inicio y termina en la columna correspondiente a la fecha prevista para su finalización, de manera que la longitud del trazo representa su duración.

Establece el orden de la ejecución de las actividades y la relación de dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y control entre lo ejecutado y lo planeado.

NORMALIZACIÓN

NORMALIZACIÓN

Es el proceso de elaborar, aplicar y mejorar las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas.

PROPÓSITOS DE LA NORMALIZACIÓN: 

En la normalización se establecen e implementan reglas en un campo especifico de un sector económico, con el objeto de lograr la optimización en ese sector productivo y cumpliendo con los requisitos de calidad en sus procesos, de seguridad para el productor y el consumidor. En la normalización se emplean los documentos elaborados por las entidades rectoras a nivel internacional o nacional, elaborados sobre determinada disciplina del conocimiento, que pueden ser de estricto cumplimiento. Estos documentos son las llamadas Normas, que establecen un conjunto de reglas, disposiciones y requisitos de normalización, metrología y control de calidad.

OBJETIVOS DE LA NORMALIZACIÓN:

• Trabajar por mantener y aumentar la calidad, en los procesos tecnológicos y productivos de la economía.
• Contribuir al desarrollo de las industrias mediante el progreso científico, tecnológico, en sus actividades del campo de la producción, en el campo de los bienes y servicios.
• Proteger en todos los campos al consumidor primario de bienes y servicios.
• Coadyuvar para crear las condiciones tecnológicas necesarias y adecuadas para el desarrollo de productos que cumplan las exigencias de calidad y competitividad en los mercados internacionales.
• Facilitar el intercambio comercial a nivel local e internacional.

BENEFICIOS:

Para el País y/o Región:

1. Si los productos o servicios elaborados en el país cumplen con las especificaciones y requisitos que establecen las normas, habrá mayor competitividad por la calidad de los productos nacionales en relación con los extranjeros, y en consecuencia la importación de artículos se verá disminuida, afectando favorablemente el balance comercial.
2. Los entes del estado podrán efectuar economías considerables, a la vez que adquiriría artículos con características plenamente definidas, cuando sus compras las realicen exigiendo certificados de calidad que garanticen que dichos artículos cumplen con los requisitos establecidos por las normas.
3. Permite unificar criterios de las entidades técnicas y científicas, tanto en el sector público, privado como académico, que laboran en pro del desarrollo de la nación: salud, bienestar social, economía, etc.
4. A nivel regional, permitirá un intercambio comercial con mayor confianza y seguridad, sobre una base comparable.
5. Las demoras, correspondencias y discusiones, se reducen a un mínimo como resultado de especificaciones exactas y completas de los productos que se comercializan en los mercados internos y externos.

 Para la Industria:

1. La producción de artículos normalizados bajo un estricto control de calidad, se traduce en economía para las empresas, ya que sus operaciones se simplifican y se evitan reprocesos.
2. Se alcanza mayor control de los procesos de producción, materiales y mano de obra reduciendo costos de fabricación.
3. Los productos de exportación podrán estar garantizados por normas de calidad que favorezcan su aceptación en los mercados exteriores, reduciendo y haciendo más sencillos los trámites reglamentarios.

 Para los Usuarios y Consumidores:

1. La salud y seguridad de los usuarios y consumidores está garantizado cuando el producto cumple con los requisitos que establece una norma.
2. Proporciona al consumidor la posibilidad de seleccionar y elegir con base a calidad y precio, determinando con certeza qué es lo que desea y cómo lo puede emplear.

FUNCIONES DE LA NORMALIZACIÓN:

• Establecer las especificaciones de calidad de las materias primas que intervienen en la elaboración de los productos terminados.
• Establecer y difundir las especificaciones de calidad en la prestación u ofrecimiento de las diferentes empresas de servicios.
• Desarrollar métodos y medios confiables para la evaluación de la calidad en la producción.
• Dictaminar los requisitos, procedimientos y métodos en las compañías de proyectos, manufacturas de productos, para el aseguramiento de la calidad.
• Implementar la uniformidad, tipificación en los equipos y. Maquinaria especializada utilizada en los procesos productivos.
• Desarrollar sistemas de documentación, codificación e información, que sean eficientes y estables para todos los procesos.
• Implementar terminologías, valores normalizados en el campo científico y tecnológico.

NORMAS ISO

ISO es una organización internacional (International Standard Organization) dedicada a la elaboración de normas en todos los sectores, tambien podemos decir que ISO es la Organización Internacional para la Estandarización, que regula una serie de normas para fabricación, comercio y comunicación, en todas las ramas industriales.

Fue creada en 1947, luego de la Segunda Guerra Mundial y se convirtió en un organismo dedicado a promover el desarrollo de normas y regulaciones internacionales para la fabricación de todos los productos, exceptuando los que pertenecen a la rama de la eléctrica y la electrónica. Así, se garantiza calidad y seguridad en todos los productos, a la vez que se respetan criterios de protección ambiental.

Actualmente, se trata de una red de instituciones en 157 países, que funciona centralmente en Ginebra, Suiza. Esta sede de coordinación internacional tiene tanto delegaciones de gobierno como de otras entidades afines. A pesar de su alta incidencia a nivel mundial, la participación de estas normas es voluntaria, ya que la ISO no posee autoridad para imponer sus regulaciones.

Las normas ISO atienden a distintos aspectos de la producción y el comercio, pero entre algunas de ellas se encuentran las que regulan la medida del papel, el nombre de las lenguas, las citas bibliográficas, códigos de países y de divisas, representación del tiempo y la fecha, sistemas de gestión de calidad, lenguajes de programación C y BASIC, ciclo de vida del software, requisitos respecto de competencia en laboratorios de ensayo y calbración, documentos en .odf, documentos en .pdf, garantías de fallos en CD-ROMs, sistemas de gestión de seguridad de la información, y muchas otras.

Estas normas están tan difundidas que podemos hallarlas en prácticamente todos los aspectos de la vida cotidiana, protegiendo al consumidor y usuario de productos y servicios.

FORMULARIOS

Un formulario es un documento, físico o digital, que se diseña con el propósito de que una persona introduzca una serie de datos en él, ya sea personales, laborales, etc., en algunas zonas concretas del mismo. La finalidad principal del formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado. Los formularios, sean del tipo que sean, se expiden para una solicitud. Es una forma muy sencilla y, sobre todo rápida y concreta y, al mismo tiempo, facilita la búsqueda y la tramitación de la petición que se realice.

OBJETIVOS:

• Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.
• Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización.
• Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.
• Mantener un orden dentro de las ejecución del trabajo, y por consiguiente simplificar debido a que:
• Determina el tipo de anotación a utilizarse: Manuscrita, mecanografiadas o impresas.
• Establece quien o quienes son (Usuarios) dentro del proceso, deberá registrar los datos y cuales datos deberán ser registrados.
• Facilita el uso de la información dentro del proceso.
• Suministra a la organización de la información requerida para la elaboración de las normas, políticas y procedimientos.
• Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.
•  Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios.
•  Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.

DISEÑO DE FORMULARIO:

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.

Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por caracter, para las entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.

• Determinar el tamaño, la anchura del impreso vendrá determinada por la línea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor número de líneas en sentido vertical, determinará la altura del formulario. Añadir los tamaños de los márgenes necesarios para tener el tamaño total.
• Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a utilizar empleando medidas estándar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.
• Trazado, dibujar todas las líneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales.
• Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamaño aproximado al real.
• Instrucciones, una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.
• Lista de comprobación del diseño.

Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo. Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes, numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.

PARTES DEL FORMULARIO:

Extremo superior o cabeza:

Se utiliza para los datos iníciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introduccion respecto a la accion que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

Cuerpo del formulario:

Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia de colocación. 

Extremo inferior o pie:

Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el codigo de registro Objetivo:

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para. alcanzar un fin.

Objetivos específicos,

Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

CONSIDERACIONES PARA SU ELABORACIÓN:

-Sencillez en su diseño.

-Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico.

-El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos. 

-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligación.

-Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la información que contienen lo mismos.

-En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.

-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.

-Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área especifica y se indique la ultima fecha de revisión.

CONTROL DE FORMULARIO:

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS.

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

• Consideraciones generales de los sistemas de control

Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.

• Nivel de organización.

El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.

• Control de formularios.

En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

EL INDICE FUNCIONAL

Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propósitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

 

Podemos anexar que un manual administrativo es una herramienta que describe politicas, procedimientos, practicas, sistemas entre otros, con la finalidad de tener establecido claramente las funciones y responsabilidades de los miembros de la organizacion y tambien para  ayudar a mejorar cualquier aspecto relacionado conla organizacion desde todos los niveles y para todos los puestos que la integran.

OBJETIVOS

• Visualizar con precisión la imagen documentada de una organización.
• Comprender lo que significa la información sistematizada para el quehacer cotidiano de una organización.
• Entender en qué medida los manuales administrativos contribuyen a mejorar el desempeño de una organización.
• Identificar las distintas versiones de los manuales administrativos.
• Valorar la importancia que tienen los manuales de organización, de procedimientos y de gestión de la calidad.
• Dominar el método y las técnicas para elaborar manuales administrativos.
• Asociar los enfoques funcionales y de procesos para crear valor en una organización.

VENTAJAS

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

DESVENTAJAS

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy laborioso y difícil de mantenerlo día a día.
3. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
4. Si no se actualiza periódicamente puede perder efectividad.
5.  Incluye aspectos formales de la organización, dejando de  lado los informales cuya vigencia e importancia es notoria para la organización.

CLASIFICACIÓN

Según su contenido

A. Manual de Historia: proporciona información referente a la historia de la empresa, desde su origen hasta su posición actual. Brinda un panorama general sobre la organización y su tradición (filosofía), logrando que el personal se sienta parte de la misma.

B. Manual de Organización: Su propósito es mostrar en forma específica de la estructura organizacional formal a través de la descripción de objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos y sus relaciones.

C. Manual de Políticas: Descripción detallada de los lineamientos a seguir dentro de las actividades y toma de decisiones para el logro de los objetivos. Este manual proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

D. Manual de Procedimientos: Esta dirigido al personal, es una guía de cómo hacer el trabajo. Sirve como contro confiable en la evaluacion de sistemas y procedimientos administrativos.

E. Manual de Contenido múltiple: Surge cuando la simplicidad de la organización y de lo relacionado a ella, no justifica la elaboración y uso de distintos manuales. Por lo que este manual es una combinación de dos o más manuales (conceptos), dividido por secciones.

 

Según su función

 

A. Manual de Producción: Describe las instrucciones en base a los problemas cotidianos, destinados a lograr su mejor y pronta solución. Surge por la necesidad de coordinar el proceso de fabricación .

B. Manual de Compras: Consiste en definir el alcance ,  función y  métodos de compras. De preferencia debe estar escrito.

C. Manual de Ventas: Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información del  trabajo de ventas.

D. Manual de Finanzas: Muestra por escrito las obligaciones financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están trabajando con dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

E. Manual de Contabilidad: Abarca los principios y técnicas de la contabilidad. Contiene aspectos tales como: estructura orgánica del  departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,  manejo de registros, etc.

F. Manual de Crédito y Cobranzas: Señala por escrito procedimientos y normas de esta actividad. Contiene  aspectos de: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

G. Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Contienen aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, etc.

H. Manual Técnico: Presenta los principios y técnicas de una función operacional determinada. Sirve de  referencia para la unidad administrativa  y el personal responsable de una actividad.

I. Manual de Adiestramiento o Instructivo: Explica las actividades, procesos y rutinas de un puesto específico; por lo general va dirigido a personal con poco conocimiento de la materia, utiliza técnicas programadas de aprendizaje y cuestionarios de autoevaluación para asegurar la comprensión del tema  .

Según su ambito

A. General

Se refiere a todo el organismo en su conjunto. Dentro de éste se tienen a los manuales siguientes:

Manuales generales de organización: Resultado de la planeacion organizacional y abarca a todo el organismo, indica organización  formal y estructura funcional.

Manual general de procedimientos: Surge de la planeación y engloba procedimientos de cada una de las unidades orgánicas de la empresa.

Manual general de políticas: Asienta por escrito los deseos y actitudes de la dirección, para toda la empresa, actuar de todo el personal de acuerdo a condiciones generales.

B.  Específicos

Abarca el contenido de información de un área determinada de la empresa. Define uniformemente las actividades y responsabilidades del área o función.Dentro de esta clasificación se encuentran los siguientes tipos:

• Manual especifico de reclutamiento y selección.
• Manual especifico de auditoria interna.
• Manual especifico de políticas de personal.
• Manual específico de procedimientos de tesorería

PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

La preparación de manuales administrativos requiere de mucha precisión, ya que todos los datos deben plasmarse con la mayor exactitud y objetividad posible para evitar la confusión de quien lo consulta. 

Se debe realizar un estudio preliminar para asi conocer en forma general los procesos, actividades y funciones que se realizen en el área o áreas donde se va a trabajar. Con base en él puede definirse la estrategia general para levantar información; identificar sus fuentes, las actividades que se realizarán, la magnitud y alcances del proyecto y los instrumento que se requieren para el trabajo; y, en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio. Este primer acercamiento permite una primera definición del camino  a seguir, tabuladores, gráficos y alternativas de reguardo de información. 

Buscamos representativas instituciones, áreas de trabajo, documentos y personas que nos sirvan como fuente de información que nos suministren datos incuestionables para la investigación.

Una vez recaudada la información preliminar debe realizarse el documento de partida, que  sera integrado así:

 

Propuesta tecnica, que debe incluir:

• Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
• Alcance; área de influencia que abarca el manual en cuanto a ubicación en su estructura orgánica, territorial o ambas.
• Justificación: Demostración de la necesidad en función de las ventajas que reportará a la organización.
• Antecedentes: Recuento de todos los manuales realizados anteriormente.
• Objetivos: Logros que prentendan alcanzarse.
• Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de acción y asignación de recursos.
• Acciones: Actividades o iniciativas necesarias para elaborarlo.
• Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlos. 
• Costo: Estimación global y específica de recursos financieros que se requieren para su elaboración.
• Resultados: Beneficios que se espera obtener para mejorar el funcionamiento de la organización, el posicionamiento de sus productos o servicios, la calidad de su cultura organizacional y las relaciones con el entorno.
• Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

Programa de trabajo, que debe específicar:

• Identificación: Nombre del manual.
• Responsables: Unidad o grupo que tendrá a su cargo la elaboración del manual.
• Áreas o área: Componente de la estructura orgánica involucrados.
• Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
• Actividades:Pasos específicos que deben darse para captar y procesar los datos.
• Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
• Calendario: Fechas asignadas para el inicio y finalización de cada fase.
• Representación gráfica: Descripción del programa en cuadro e imágenes. 
• Formato: Presentación y resguardo del programa de trabajo.
• Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
• Peridiocidad: Espacio de tiempo dispuesto para dar avances.