DIAGRAMIACIÓN

DIAGRAMACIÓN:

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso, en la que Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de dicho proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

Un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa. Ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación ente ellas y la secuencia de las mismas, facilitando así la comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de ciclos repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales, Facilita también la selección de indicadores de proceso.

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema. Se trata de una muy útil herramienta para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento , y , por tanto , permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos, como también de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.

Objetivo: El objetivo fundamental del diagrama de flujo es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización, de manera que muestre las interrelaciones y procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en la mayoría de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier cantidad de métodos y sistemas para facilitar la comprensión de su funcionamiento, brindando simplicidad para analizar el proceso actual, representar controles y proponer mejoras

Características:

• Un diagrama de flujo siempre empieza con un inicio y un fin aunque dentro de los mismos puede haber otro inicio y otro fin de una sub-etapa.

• Capacidad de Comunicación, permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un proceso, y facilita la mejor comprensión global del mismo.

• Claridad, proporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.

• Favorece y facilita la comprensión y el mejor entendimiento del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. Una persona reconoce más fácilmente los dibujos, un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

Tipos de diagramas de Flujo:

• Diagramas de flujo vertical: En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito. 

Ejemplo:

• Diagramas de flujo horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Ejemplo:

• Diagramas de flujo panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

Ejemplo:

• Diagramas de flujo arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los diagramas de flujo es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Ejemplo:

• Diagramas de flujo de documento: Los diagramas de flujo de documentos muestran el flujo de documentos a través de una compañía u organización y entre departamentos internos. Varias columnas están separadas por líneas verticales en un diagrama de flujo de documentos. Las columnas representan una unidad organizacional, departamento, sección o empleado específico. El diagrama de flujo ilustra cómo el documento debería moverse de un departamento a otro por el símbolo del documento que se conecta a cada departamento.

Ejemplo:

• Diagrama de flujo detallado: Un diagrama de flujo detallado suministra una imagen muy comprensiva del proceso desde principio a fin al ilustrar cada paso y las actividades adicionales que ocurren a lo largo del camino a través del proceso. A diferencia de otros diagramas de flujo, los detallados demuestran en qué punto en el proceso una pausa debería ocurrir si hay un período de espera, puntos de decisión, de trabajo de nuevo o dónde debería recibirse una retroalimentación en el proceso. Este tipo de diagrama de flujo es utilizado para resolver problemas y cuando las compañías quieren implementar mejores estándares de eficiencia. Los diagramas de flujo detallados pueden ser utilizados en una puesta organizacional como un hospital.

Ejemplo:

• Diagramas de flujo de información: Los diagramas de flujo de información muestran cómo el flujo de información es controlado a través de un sistema o compañía. Estos diagramas son creados en órdenes lógicos con gráficos o imágenes. Las ilustraciones en estos diagramas utilizan cuatro símbolos comunes: rectángulos con los extremos abiertos muestran los puntos donde se reúne la información; los óvalos representan los procesos a tomar lugar; los rectángulos con extremos abiertos con ganchos o cuernos indican dónde el proceso tiene una interfaz con otros departamentos o aplicaciones; y los rectángulos indican el procesado de los reportes.

• Diagrama de flujo de alto nivel: Un diagrama de flujo de alto nivel, también referido como diagrama de primer nivel o de arriba hacia abajo, muestra los pasos mayores que ocurren en un proceso. El diagrama muestra cada paso y el resultado del mismo, y el producto o servicio que sale de realizar el paso particular en el proceso, como también los pasos adicionales que necesitan ser llevados a cabo por cada proceso realizado. Una imagen básica del proceso es suministrada, como también todos los cambios que toman lugar en el camino. Los diagramas de flujo de alto nivel identifican a las personas involucradas en el proceso y en qué nivel están involucradas, como también las tareas específicas que son desarrolladas. Se utilizan cuatro o cinco cajas para identificar los pasos mayores del proceso; cuantas menos cajas, más eficiente será el diagrama de flujos.

TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS:

• Nombre del proceso deberá ser: breve, corto y explicativo. 

•  Nombre del departamento.

•  Nombre del analista. 

•  Cantidad de personas o Puestos involucrados.  

• Número de pasos. 

•  Identificar puesto que realiza cada paso.

•  Describir brevemente cada operación. 

•  Especificar los documentos generados con su número de copias.

• Se deben usar solamente líneas de flujo horizontales y/o verticales.

• Se debe evitar el cruce de líneas utilizando los conectores.

• Se deben usar conectores sólo cuando sea necesario.

• No deben quedar líneas de flujo sin conectar.

• Se deben trazar los símbolos de manera que se puedan leer de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

• Todo texto escrito dentro de un símbolo deberá ser escrito claramente, evitando el uso de muchas palabras.

MODELAJE DE PROCESOS ACTUALES:

EL MODELAJE DE PROCESOS ¿QUÉ ES EL MODELAJE? 

Es una técnica efectiva para entender y comunicar una situación real en cualquier disciplina. 

¿QUÉ ES EL MODELAJE DE PROCESOS?

Es la Técnica que permite visualizar, analizar, entender, y lo más importante aún, comunicar, los procesos de un sistema de interés para la organización. 

VENTAJAS DEL MODELAJE DE PROCESOS

•  Enfocar las características más importantes de un sistema, ignorando las irrelevantes.

•  Discutir cambios y correcciones de los procesos, a bajo costo y mínimo riesgo. 

•  Conocer los procesos de un sistema, la interrelación entre ellos y el entorno de cada uno.

•  Servir de documentación y guía de procesos complejos.

CONCLUSIÓN:

A diario en nuestra vida cotidiana cada vez que necesitamos realizar una actividad y para ello seguimos una serie de pasos que nos llevan a culminar una tarea, de igual manera cuando estamos frente un sistema observamos que debemos seguir una serie de pasos para interactuar con el, todos estos pasos tantos internos como externos se descomponen en algoritmos que si los representamos gráficamente construiríamos una serie de Diagramas de Flujo, es por ello que podemos afirmar con certeza que los Diagramas de Flujos nos sirve para representar gráficamente los procesos o funciones en que se descompone el sistema, muestra las fuentes y destinos de datos, identifica y da los nombres a los procesos que lleva a cabo. Identifica y da nombre a los grupos de datos  que relaciona una función con otra y señala los almacenes y a los que tiene acceso. Cabe destacar, que el lenguaje utilizado para especificar la función del diagrama de flujo, no es mas que el lenguaje que utilizamos diariamente, pero adoptando ciertos verbos y frases imperativas, para describir de manera exacta y precisa lo que se quiere realizar.

RECOMENDACIONES:

• Inicialmente se recomienda que antes de elaborar un diagrama de flujo que debe tenerse claro el significado de la simbología a utilizar.

• Los diagramas de Flujos son recomendables para algoritmos no muy grandes ni muy complejos, pues para este caso se tornaría complejo y engorroso.

• Cuando se este en frente de un problema el cual se le quiere dar solución algorítmica, lo primordial seria entenderlo y fraccionarlo en sub-problemas que se podrían resolver más fácilmente.

• Cuando se presente la necesidad de realizar una búsqueda se recomienda utilizar los algoritmos aquí descritos, ya que estos algoritmos definidos que facilitarían el trabajo del programador y aceleraría la culminación del producto o labor.