NORMALIZACIÓN
Es el proceso de elaborar, aplicar y mejorar las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas.
PROPÓSITOS DE LA NORMALIZACIÓN:
En la normalización se establecen e implementan reglas en un campo especifico de un sector económico, con el objeto de lograr la optimización en ese sector productivo y cumpliendo con los requisitos de calidad en sus procesos, de seguridad para el productor y el consumidor. En la normalización se emplean los documentos elaborados por las entidades rectoras a nivel internacional o nacional, elaborados sobre determinada disciplina del conocimiento, que pueden ser de estricto cumplimiento. Estos documentos son las llamadas Normas, que establecen un conjunto de reglas, disposiciones y requisitos de normalización, metrología y control de calidad.
OBJETIVOS DE LA NORMALIZACIÓN:
- Trabajar por mantener y aumentar la calidad, en los procesos tecnológicos y productivos de la economía.
- Contribuir al desarrollo de las industrias mediante el progreso científico, tecnológico, en sus actividades del campo de la producción, en el campo de los bienes y servicios.
- Proteger en todos los campos al consumidor primario de bienes y servicios.
- Coadyuvar para crear las condiciones tecnológicas necesarias y adecuadas para el desarrollo de productos que cumplan las exigencias de calidad y competitividad en los mercados internacionales.
- Facilitar el intercambio comercial a nivel local e internacional.
BENEFICIOS:
Para el País y/o Región:
- Si los productos o servicios elaborados en el país cumplen con las especificaciones y requisitos que establecen las normas, habrá mayor competitividad por la calidad de los productos nacionales en relación con los extranjeros, y en consecuencia la importación de artículos se verá disminuida, afectando favorablemente el balance comercial.
- Los entes del estado podrán efectuar economías considerables, a la vez que adquiriría artículos con características plenamente definidas, cuando sus compras las realicen exigiendo certificados de calidad que garanticen que dichos artículos cumplen con los requisitos establecidos por las normas.
- Permite unificar criterios de las entidades técnicas y científicas, tanto en el sector público, privado como académico, que laboran en pro del desarrollo de la nación: salud, bienestar social, economía, etc.
- A nivel regional, permitirá un intercambio comercial con mayor confianza y seguridad, sobre una base comparable.
- Las demoras, correspondencias y discusiones, se reducen a un mínimo como resultado de especificaciones exactas y completas de los productos que se comercializan en los mercados internos y externos.
Para la Industria:
- La producción de artículos normalizados bajo un estricto control de calidad, se traduce en economía para las empresas, ya que sus operaciones se simplifican y se evitan reprocesos.
- Se alcanza mayor control de los procesos de producción, materiales y mano de obra reduciendo costos de fabricación.
- Los productos de exportación podrán estar garantizados por normas de calidad que favorezcan su aceptación en los mercados exteriores, reduciendo y haciendo más sencillos los trámites reglamentarios.
Para los Usuarios y Consumidores:
- La salud y seguridad de los usuarios y consumidores está garantizado cuando el producto cumple con los requisitos que establece una norma.
- Proporciona al consumidor la posibilidad de seleccionar y elegir con base a calidad y precio, determinando con certeza qué es lo que desea y cómo lo puede emplear.
FUNCIONES DE LA NORMALIZACIÓN:
- Establecer las especificaciones de calidad de las materias primas que intervienen en la elaboración de los productos terminados.
- Establecer y difundir las especificaciones de calidad en la prestación u ofrecimiento de las diferentes empresas de servicios.
- Desarrollar métodos y medios confiables para la evaluación de la calidad en la producción.
- Dictaminar los requisitos, procedimientos y métodos en las compañías de proyectos, manufacturas de productos, para el aseguramiento de la calidad.
- Implementar la uniformidad, tipificación en los equipos y. Maquinaria especializada utilizada en los procesos productivos.
- Desarrollar sistemas de documentación, codificación e información, que sean eficientes y estables para todos los procesos.
- Implementar terminologías, valores normalizados en el campo científico y tecnológico.
NORMAS ISO
ISO es una organización internacional (International Standard Organization) dedicada a la elaboración de normas en todos los sectores, tambien podemos decir que ISO es la Organización Internacional para la Estandarización, que regula una serie de normas para fabricación, comercio y comunicación, en todas las ramas industriales.
Fue creada en 1947, luego de la Segunda Guerra Mundial y se convirtió en un organismo dedicado a promover el desarrollo de normas y regulaciones internacionales para la fabricación de todos los productos, exceptuando los que pertenecen a la rama de la eléctrica y la electrónica. Así, se garantiza calidad y seguridad en todos los productos, a la vez que se respetan criterios de protección ambiental.
Actualmente, se trata de una red de instituciones en 157 países, que funciona centralmente en Ginebra, Suiza. Esta sede de coordinación internacional tiene tanto delegaciones de gobierno como de otras entidades afines. A pesar de su alta incidencia a nivel mundial, la participación de estas normas es voluntaria, ya que la ISO no posee autoridad para imponer sus regulaciones.
Las normas ISO atienden a distintos aspectos de la producción y el comercio, pero entre algunas de ellas se encuentran las que regulan la medida del papel, el nombre de las lenguas, las citas bibliográficas, códigos de países y de divisas, representación del tiempo y la fecha, sistemas de gestión de calidad, lenguajes de programación C y BASIC, ciclo de vida del software, requisitos respecto de competencia en laboratorios de ensayo y calbración, documentos en .odf, documentos en .pdf, garantías de fallos en CD-ROMs, sistemas de gestión de seguridad de la información, y muchas otras.
Estas normas están tan difundidas que podemos hallarlas en prácticamente todos los aspectos de la vida cotidiana, protegiendo al consumidor y usuario de productos y servicios.
FORMULARIOS
Un formulario es un documento, físico o digital, que se diseña con el propósito de que una persona introduzca una serie de datos en él, ya sea personales, laborales, etc., en algunas zonas concretas del mismo. La finalidad principal del formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado. Los formularios, sean del tipo que sean, se expiden para una solicitud. Es una forma muy sencilla y, sobre todo rápida y concreta y, al mismo tiempo, facilita la búsqueda y la tramitación de la petición que se realice.
OBJETIVOS:
- Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.
- Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización.
- Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.
- Mantener un orden dentro de las ejecución del trabajo, y por consiguiente simplificar debido a que:
- Determina el tipo de anotación a utilizarse: Manuscrita, mecanografiadas o impresas.
- Establece quien o quienes son (Usuarios) dentro del proceso, deberá registrar los datos y cuales datos deberán ser registrados.
- Facilita el uso de la información dentro del proceso.
- Suministra a la organización de la información requerida para la elaboración de las normas, políticas y procedimientos.
- Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.
- Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios.
- Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.
DISEÑO DE FORMULARIO:
El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.
Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.
Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por caracter, para las entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.
- Determinar el tamaño, la anchura del impreso vendrá determinada por la línea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor número de líneas en sentido vertical, determinará la altura del formulario. Añadir los tamaños de los márgenes necesarios para tener el tamaño total.
- Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a utilizar empleando medidas estándar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.
- Trazado, dibujar todas las líneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales.
- Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamaño aproximado al real.
- Instrucciones, una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.
- Lista de comprobación del diseño.
Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo. Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes, numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.
PARTES DEL FORMULARIO:
Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iníciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introduccion respecto a la accion que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia de colocación.
Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el codigo de registro Objetivo:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para. alcanzar un fin.
Objetivos específicos,
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.
CONSIDERACIONES PARA SU ELABORACIÓN:
-Sencillez en su diseño.
-Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico.
-El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.
-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligación.
-Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la información que contienen lo mismos.
-En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.
-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.
-Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área especifica y se indique la ultima fecha de revisión.
CONTROL DE FORMULARIO:
SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS.
Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
- Consideraciones generales de los sistemas de control
Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.
- Nivel de organización.
El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.
- Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.
EL INDICE FUNCIONAL
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propósitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Podemos anexar que un manual administrativo es una herramienta que describe politicas, procedimientos, practicas, sistemas entre otros, con la finalidad de tener establecido claramente las funciones y responsabilidades de los miembros de la organizacion y tambien para ayudar a mejorar cualquier aspecto relacionado conla organizacion desde todos los niveles y para todos los puestos que la integran.
OBJETIVOS
- Visualizar con precisión la imagen documentada de una organización.
- Comprender lo que significa la información sistematizada para el quehacer cotidiano de una organización.
- Entender en qué medida los manuales administrativos contribuyen a mejorar el desempeño de una organización.
- Identificar las distintas versiones de los manuales administrativos.
- Valorar la importancia que tienen los manuales de organización, de procedimientos y de gestión de la calidad.
- Dominar el método y las técnicas para elaborar manuales administrativos.
- Asociar los enfoques funcionales y de procesos para crear valor en una organización.
VENTAJAS
- Logra y mantiene un sólido plan de organización.
- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
- Facilita el estudio de los problemas de organización.
- Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
- Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
- Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
- Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
- Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
- La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
- Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
DESVENTAJAS
- Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
- Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy laborioso y difícil de mantenerlo día a día.
- Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
- Si no se actualiza periódicamente puede perder efectividad.
- Incluye aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales cuya vigencia e importancia es notoria para la organización.
CLASIFICACIÓN
Según su contenido
A. Manual de Historia: proporciona información referente a la historia de la empresa, desde su origen hasta su posición actual. Brinda un panorama general sobre la organización y su tradición (filosofía), logrando que el personal se sienta parte de la misma.
B. Manual de Organización: Su propósito es mostrar en forma específica de la estructura organizacional formal a través de la descripción de objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos y sus relaciones.
C. Manual de Políticas: Descripción detallada de los lineamientos a seguir dentro de las actividades y toma de decisiones para el logro de los objetivos. Este manual proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
D. Manual de Procedimientos: Esta dirigido al personal, es una guía de cómo hacer el trabajo. Sirve como contro confiable en la evaluacion de sistemas y procedimientos administrativos.
E. Manual de Contenido múltiple: Surge cuando la simplicidad de la organización y de lo relacionado a ella, no justifica la elaboración y uso de distintos manuales. Por lo que este manual es una combinación de dos o más manuales (conceptos), dividido por secciones.
Según su función
A. Manual de Producción: Describe las instrucciones en base a los problemas cotidianos, destinados a lograr su mejor y pronta solución. Surge por la necesidad de coordinar el proceso de fabricación .
B. Manual de Compras: Consiste en definir el alcance , función y métodos de compras. De preferencia debe estar escrito.
C. Manual de Ventas: Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información del trabajo de ventas.
D. Manual de Finanzas: Muestra por escrito las obligaciones financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están trabajando con dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
E. Manual de Contabilidad: Abarca los principios y técnicas de la contabilidad. Contiene aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, etc.
F. Manual de Crédito y Cobranzas: Señala por escrito procedimientos y normas de esta actividad. Contiene aspectos de: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
G. Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Contienen aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, etc.
H. Manual Técnico: Presenta los principios y técnicas de una función operacional determinada. Sirve de referencia para la unidad administrativa y el personal responsable de una actividad.
I. Manual de Adiestramiento o Instructivo: Explica las actividades, procesos y rutinas de un puesto específico; por lo general va dirigido a personal con poco conocimiento de la materia, utiliza técnicas programadas de aprendizaje y cuestionarios de autoevaluación para asegurar la comprensión del tema .
Según su ambito
A. General
Se refiere a todo el organismo en su conjunto. Dentro de éste se tienen a los manuales siguientes:
Manuales generales de organización: Resultado de la planeacion organizacional y abarca a todo el organismo, indica organización formal y estructura funcional.
Manual general de procedimientos: Surge de la planeación y engloba procedimientos de cada una de las unidades orgánicas de la empresa.
Manual general de políticas: Asienta por escrito los deseos y actitudes de la dirección, para toda la empresa, actuar de todo el personal de acuerdo a condiciones generales.
B. Específicos
Abarca el contenido de información de un área determinada de la empresa. Define uniformemente las actividades y responsabilidades del área o función.Dentro de esta clasificación se encuentran los siguientes tipos:
- Manual especifico de reclutamiento y selección.
- Manual especifico de auditoria interna.
- Manual especifico de políticas de personal.
- Manual específico de procedimientos de tesorería
PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO
La preparación de manuales administrativos requiere de mucha precisión, ya que todos los datos deben plasmarse con la mayor exactitud y objetividad posible para evitar la confusión de quien lo consulta.
Se debe realizar un estudio preliminar para asi conocer en forma general los procesos, actividades y funciones que se realizen en el área o áreas donde se va a trabajar. Con base en él puede definirse la estrategia general para levantar información; identificar sus fuentes, las actividades que se realizarán, la magnitud y alcances del proyecto y los instrumento que se requieren para el trabajo; y, en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio. Este primer acercamiento permite una primera definición del camino a seguir, tabuladores, gráficos y alternativas de reguardo de información.
Buscamos representativas instituciones, áreas de trabajo, documentos y personas que nos sirvan como fuente de información que nos suministren datos incuestionables para la investigación.
Una vez recaudada la información preliminar debe realizarse el documento de partida, que sera integrado así:
Propuesta tecnica, que debe incluir:
- Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
- Alcance; área de influencia que abarca el manual en cuanto a ubicación en su estructura orgánica, territorial o ambas.
- Justificación: Demostración de la necesidad en función de las ventajas que reportará a la organización.
- Antecedentes: Recuento de todos los manuales realizados anteriormente.
- Objetivos: Logros que prentendan alcanzarse.
- Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de acción y asignación de recursos.
- Acciones: Actividades o iniciativas necesarias para elaborarlo.
- Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlos.
- Costo: Estimación global y específica de recursos financieros que se requieren para su elaboración.
- Resultados: Beneficios que se espera obtener para mejorar el funcionamiento de la organización, el posicionamiento de sus productos o servicios, la calidad de su cultura organizacional y las relaciones con el entorno.
- Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.
Programa de trabajo, que debe específicar:
- Identificación: Nombre del manual.
- Responsables: Unidad o grupo que tendrá a su cargo la elaboración del manual.
- Áreas o área: Componente de la estructura orgánica involucrados.
- Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
- Actividades:Pasos específicos que deben darse para captar y procesar los datos.
- Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
- Calendario: Fechas asignadas para el inicio y finalización de cada fase.
- Representación gráfica: Descripción del programa en cuadro e imágenes.
- Formato: Presentación y resguardo del programa de trabajo.
- Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
- Peridiocidad: Espacio de tiempo dispuesto para dar avances.
