ORGANIMETRÍA

Organimetría- Organigramas.

Dentro de una Organización, los organigramas constituyen la representación gráfica de la estructura, en ella, se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervision y la autoridad relativa de cada cargo, en consecuencia todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo, requieren un marco de actuación para funcionar. Este marco está constituido por la estructura orgánica, que es la división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación. 

La organimetría forma parte del segundo proceso administrativo, es decir es parte del proceso de organización, los integrantes, y en general toda la organización necesita un marco estable y comprensible en el cual pueden trabajar unidos para alcanzar sus metas y objetivos de la manera más coherente y sobre todo en un ambiente sin conflictos.

"Un organigrama es una manera gráfica de mostrar la estructura formal de las relaciones, responsabilidades y autoridad a través de las que una empresa apunta al logro de sus objetivos" (Anderson 1981)

"El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen" (Benjamín. 2004)

 "Es un documento que representa gráficamente la estructura formal de una entidad" (Carrasco)

En conclusion, un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen,  

los organigramas constituyen in instrumento que permite representar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composicion de una organización. En consecuencia, a continuación se expresa la finalidad de un organigrama:

1. Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la organización debidamente asignados por áreas de responsabilidad o función.
3. Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organización y donde encaja cada uno dentro de ella.
4. Constituye un fundamento para determinar las necesidades de personal directivo.
5. Indica relaciones de trabajo.
6. Representa las líneas formales de autoridad.
7. Reflejar los cambios organizativos.

En definitiva los organigramas son muy importantes para toda organización, en esta parte especificare la importancia para los diferentes actores.

• Para la dirección: Facilita el conocimiento de las áreas y canales donde se desarrollan relaciones con las otra unidades que integra la organización.
• Para el personal: Permite a los trabajadores en general, conocer la ubicación o puesto de función dentro de la organización según su jerarquía.
• Para el Público: Tener una visión global de la estructura y posible funcionamiento de la organización

En una perspectiva generalizada, los organigramas facilitan el análisis y mejoramiento de la organización, los servicios que brinda, mejorar las relaciones entre los cargos y jerarquías, adicional a ello brinda información para otros procesos de gestión.

Utilidad

• Proporcionan una imagen formal de la organización 
• Constituyen una fuente de consulta oficial
• Facilitan el conocimiento de la organización.
• Representan un elemento valioso para el análisis Organizacional.

Tipos de organigramas

1. POR SU NATURALEZA

Estos tipos de organigramas responden a una composición con vínculo de relación de forma completa o por área, de igual modo por la relación interna o externa de una organización con otra semejante. Este grupo se divide en modelos de organigrama.

• Microadministrativos:Se relacionan a una sola organización, refiriendo información general o de alguna de las áreas que la integran. 

• Macroadministrativos: Incluyen a mas de una empresa. 

• Mesoadministrativo: su particularidad se centra en el hecho de que involucran a organizaciones relacionadas con una misma actividad.

       2. POR SU FINALIDAD

Como bien se ha expresado de manera tácita anteriormente el organigrama tiene diferentes consecuencias. Esta clasificación toma como referencia el beneficio que proporciona el organigrama a los diferentes actores de la empresa. Estos son los siguientes:

• Informativo: Es llamado así porque su estructura tiene como objetivo ser presentado al público en general, este tipo de organigrama es accesible a personas no muy familiarizadas con ellos, de esta manera estos organigramas debe ser de manera general o mostrando una estructura global de la organización, así como también mostrarse sencilla para su comprensión.

• Analítico: Este tipo de organigrama permite observar diferentes aspectos del comportamiento organizacional, por otra parte refleja una visión macro o global de la misma, con la finalidad por ejemplo de análisis para un presupuesto, para distribuir los trabajadores a las diferentes áreas, entre otros. Estos modelos de organigramas van dirigidos a personas muy familiarizadas o especializadas en sus aplicaciones. 

• Formal: Este modelo es denominado formal por el hecho que se encuentra aprobada por la columna vertebral de la organización, es decir por la dirección o por la cabeza de la organización, de cualquier modo expresado cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Por mencionar un ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C) es considerado organigrama de tipo formal cuando este fuese aprobado por la Junta general de accionistas. 
• Informal: Este tipo  de organigrama es todo lo contrario al mencionado con anterioridad (FORMAL), este se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales, la diferencia con los organigramas formales; radica, que este tipo de organigrama no se encuentra representados en un documento formal aprobado por la cabeza de la organización. 

           3. POR SU ÁMBITO

Estos tipos de organigramas de cierta manera tratan de reflejar la complejidad estructural que una organización presenta, así pues tenemos general y específicos.

• Generales:Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

• Específicos: Solo muestran un área particular de la estructura en la organización. Estos tipos de organigramas representan una porción o área de la empresa, por ejemplo en éste caso, tratamos de representar el área de ventas. 

          4. POR SU CONTENIDO

Estos organigramas representan por un lado las posibles relaciones, funcionalidades, obligaciones o áreas de trabajo y la jerarquía de las distintas áreas de la organización pero de un modo general, es decir toda la empresa sin restricción alguna, por otro lado permiten observar desde una perspectiva cualitativa a la organización. 

• Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

•  Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

• De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

           5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA

Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

• Verticales: Estos tipos de organigramas hacen representación de una administración vertical, es decir empezamos en la parte superior del organigrama con la cabeza de la empresa, llegando a si a los puestos menos jerárquicos de la organización, a mi parecer estos tipos de organigramas presentan muy poca o escasa comunicación entre sus miembros sin embargo son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los especialistas en organización recomiendan su empleo.

• Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

• Mixtos: Este tipo de organigramas surgen por las combinación de organigramas verticales y horizontales de este modo da mucha mayor posibilidad de plasmar la estructura de una empresa, estos organigramas son muy utilizados cuando se una organización cuenta con un gran número de áreas con un mismo nivel jerárquico.

• De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

• Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

Simbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

• Las casillas: Son figuras geométricas rectangulares que hacen representación de unidades de la organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la unidad o área que representa.

• Las líneas.- Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de dirección, asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones consultivas que se presentan al interior de la organización. La línea principal de la organización se diferenciará de las demás por ser de mayor espesor.

• Líneas punteadas entre dos unidades de igual nivel señalan existencia de relaciones de coordinación entre ambas.

• Los puentes son líneas con un realce semicírculo que son utilizados cuando se cruza una línea entre dos unidades que se relacionan.

ORGANOS APOYO: Los órganos de apoyo son aquellas áreas de la empresa los encargadas de normar, ejecutar y evaluar la organización y gestión de las acciones inherentes a los procesos técnicos de los sistemas administrativos. Entre las más comunes tenemos: 

• Contabilidad.

• Tesorería.

• Personal.

• Abastecimiento (logística)

• Ejecución presupuestal.

• Seguridad.

• Mantenimiento de la infraestructura institucional.

• Proyección de la imagen institucional(relaciones públicas, ) 

• Informática. 

• secretaria general mesa de partes.

ORGANOS ASESORIA: Los órganos de asesoría son los responsable de asesorar a la Dirección, a las Áreas de Gestión y a las Comisiones de Proceso administrativo en los asuntos de su competencia. Entre ellas tenemos: • Planeamiento.

• Presupuesto.

• Asesoría legal.

• Tributaria racionalización.

• Racionalización.

• Otras asesorías 

Criterios para la elaboración de un organigrama.

• Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
• Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la/s estructura/s en forma clara y comprensible.
• Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
• Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio en función de su objeto.
• Vigencia: el organigrama debe mantenerse actualizado, se sugiere colocar al margen inferior derecho el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de autorización y actualización, en este sentido el procedimiento para actualizar organigramas debe seguir los pasos que a continuación se señalan: 

1. Autorización
2. Integración del equipo de trabajo 
3. Preparación del plan de trabajo
4. Captación de la información 
5. Clasificación y registro de la información
6. Análisis de la información 
7. Diseño del organigrama.